معوقات التخطيط الاستراتيجي
إن عمليّة التخطيط عمومًا ليست بالعمليّة السهلة، إذ إنها تتعامل مع المستقبل المجهول، وعليه سيكون حتمًا التخطيط الاستراتيجيّ أكثر صعوبة وتعقيدًا، ويحتاج إلى خبراء متمرسين ذوي خبرة في هذا المجال، ومن اهم المعيقات التي تواجة التخطيط الاستراتيجيّ هي كالآتي:
- عدم وجود المقدرة العلميّة والعمليّة لدى أصحاب اتخاذ القرار في المنظمة (الإدارة العليا)، على الإلمام بطرق التخطيط طويل الأجل، إذ تعتبر مجمل عمليّة التخطيط الاستراتيجيّ أمر مرتبط بها بشكل مباشر.
- عدم توافر البيانات أو المعلومات التي تلبي قدرة الإدارة العليا بإتخاذ القرارات المتعلقة بالتخطيط الاستراتيجيّ، أو أنّ المعلومات التي جُمعت لا تلائم المتغيّرات الاستراتيجيّة في بيئة الأعمال.
- عدم توفّر القدرة الماديّة لعمليّة التخطيط الاستراتيجيّ، لا سيما أنّها تحتاج إلى تكلفة، ووقت، واستخدام موارد بشريّة وماديّة.
- عدم متابعة الإدارة العليا المشاكل والقضايا الاستراتيجيّة، وانشغالهم في مشكلات روتينيّة، وأحيانًا تتعمد الإدارة العليا بعدم الإفصاح عن ماهيّة التغيّرات الهيكليّة المستقبليّة، لأغراض شخصيّة بحتة.
- عدم تهيئة العاملين في جميع المستويات، بوجود تغيرات جديدة مستقبليّة، ودون مشاركتهم بها، الأمر الذي يُحدوث مشاكل في عمليات تنفيذ الخطّة الاستراتيجيّة.
أهداف التخطيط الاستراتيجي
يسعى التخطيط الاستراتيجى نحو تحقيق الأهداف التالية:
١- تحديد التوجه الاستراتيجى للمنظمة Provide Strategic Direction
أ- بحدد التخطيط الاستراتيجى الأهداف إلى أين يفضل التنظيم أن يتوجه اليها.
ب-إنه بوضح كيف يجب تخصيص وتوزيع الموارد
ج- إنه يوضح الاولويات ويوجه الانتباه نحو الأهداف الاستراتيجبية
٢-مرشد لاولويات استخدام الموارد Guide Priority of Resource
إن الموارد محدودة أو نادرة والتخطيط يحدد ويوجه بتخصيص الموارد المالية والمادية والبشرية
٣-يحدد معايير التميز Set Standards Of Excellence
٤ – التكيف مع التغير وعدم التأكد البيئى Cope with Environmental Uncertainty and Change
٥ -إنه يقدم اساس للرقابة والتقييم Provide Objective Basis for Control and Evaluation
مرتكزات التخطيط الاستراتيجي
مرتكزات التخطيط الإستراتيجى
التخطيط الاستراتيجي نظام متناسق من العمليات الهادفة إلى الانتقال بمؤسسة ما من حال إلى حال ومن وضع راهن إلى وضع جديد…
انه تصور لما يجب أن تكون عليه المؤسسة مستقبلا، وتحديد للكيفية والنهج الكفيلين بتحقيق التغيير في اتجاه الرفع من مردود المؤسسة والارتقاء بأدائها.
فالتخطيط الاستراتيجي عملية دينامكية إرادية وعقلانية تمكن المؤسسة من استشراف المستقبل واستباق الأزمات ومواجهة التحديات… وبالتالي فالتخطيط حاجة وضرورة لكل تدبير عقلاني يسعى الى استدامة المؤسسة وتجديدها.
-2- نجاعة التخطيط الاستراتيجي
تتوقف نجاعة التخطيط الاستراتيجي على توفر المؤسسة على جملة من المواصفات من ضمنها إدارة فعالة ومؤهلة وقنوات اتصال واضحة وقابلة للتطبيق، فضلا عن انفتاح المؤسسة على آراء ورؤى جديدة تحررها من أغلال البيروقراطية والجمود الفكري. إن توفر قيادة لها رؤية وجرأة على إحداث التغيير وذات فكر استراتيجي عنصر أساسي وحاسم في نجاح التخطيط الاستراتيجي.
مرتكزات التخطيط الاستراتيجي
يقوم التخطيط الاستراتيجي على مرتكزات أساسية:
– نظام للحوافز يشجع كل العاملين بالمؤسسة وكافة الشركاء على الانخراط في عملية التخطيط تصورا وتنفيذا ومراجعة وتطويرا.
– قاعدة صلبة ووافرة للمعلومات والمعطيات بخصوص واقع المؤسسة والبيئة المحيطة في مختلف أبعادها، وكذا في ما يتعلق بحاجات وتطلعات المجتمع.
– الموضوعية في التحليل والعمق في النقاش لتدارس كافة الخيارات والبدائل.
ومن الضروري أن تكون عملية التخطيط شاملة جامعة لا تغفل أي مرحلة من المراحل أو أي أوجه من أوجه العملية، كما يجب أن تساعد على خلق أجواء تتيح لكل الفرقاء بالمشاركة والتواصل وتبادل المعلومات والآراء.
تتطلب عملية التخطيط الاستراتيجي إشراك جميع المعنيين بحاضر المؤسسة ومستقبلها على أن يتولى قيادة العملية فريق عمل مؤهل.
يتطلب التخطيط الاستراتيجي أن تكون للمؤسسة رؤية مستقبلية وخطة إستراتيجية قابلة للتنفيذ على مراحل من خلال خطط تنفيذية سنوية أو دورية. كما يتطلب قدرا كبيرا من روح المسؤولية والالتزام ومشاركة جميع المستويات الإدارية.
إذا كان التخطيط الاستراتيجي يتجه بالضرورة إلى تحقيق هدف استراتيجي معين، فذلك لا يعني أن هذا الهدف معطى قبليا، فالمطلوب من المؤسسة أن تقوم بدراسة خيارات متعددة لها ارتباط بوجودها ورسالتها وبالسياسة العامة للمؤسسة وأهدافها الرئيسية.
ومن فوائد التخطيط الاستراتيجي أنه يشكل دعامة أساسية للإدارة ويوفر للعاملين بالمؤسسة رؤية مشتركة مما يقوي من التزام الجميع؛ كما أنه يحفز على تعبئة الأموال ويساعد على مواجهة الأزمات والمخاطر وعلى تحديد الأولويات ضمن الخيارات الممكنة.
-4- خطوات التخطيط الاستراتيجي
تتم عملية التخطيط الاستراتيجي وفق منهج محدد يمكن إجمال خطواته في:
1- تكوين فريق عمل/قيادة لإدارة عملية التخطيط الاستراتيجي ويجب أن تكون قيادة على قدر كبير من الكفاءة المعرفية والتواصلية وتتحلى بروح التجديد والمبادرة والإبداع.
2- تحديد الرسالة: وتعني الرسالة هوية المؤسسة ومبررات وجودها ومجمل القضايا التي تشتغل عليها. وللرسالة علاقة وطيدة بالفلسفة والقيم التي تؤطر أهداف المؤسسة.
3- الرؤية: تمثل واقعا بعيد المدى لا نلمسه راهنا، لكنه واقع ممكن سنعمل على تحقيقه. ويمكن أن تكون الرؤية مكتوبة أو مضمرة. فالرؤية هي ما نطمح إلى تحقيقه وليس بالضرورة ما نستطيع تحقيقه.
4- مراجعة الرؤية والرسالة
5- تحليل البيئة الخارجية في أبعادها الاقتصادية والاجتماعية والثقافية والديموغرافية قصد تحديد الموارد والسياق والفرص المتاحة وكذا الاكراهات والتحديات
6- تحليل المؤسسة وتحديد نقاط القوة ونقط الضعف مما يمكن من تعرف الموارد المتاحة داخليا والموارد التي يجب توفيرها من خلال شراكات أو دعم جهات خارجية
7- دراسة الخيارات والبدائل عبر نقاش موضوعي يساهم فيه كل الفاعلون
8- بناء إستراتيجية:
-أ- تصميم خطة أولية:
* الأهداف: الهدف الاستراتيجي والأهداف الوسيطة
* النتائج المتوقعة
* المؤشرات
* الأنشطة
* آليات التتبع والتقييم
-ب- مراجعة الخطة مع المعنيين والعمل على تعديلها
-ج- تنفيذ الخطة الإستراتيجية
-د- مراجعة التنفيذ والتعديل حسب الحاجة
ليس التخطيط الاستراتيجي عملية يسيرة، بل يحتاج إلى جهد ووقت وصبر ومثابرة، كما يتطلب تضافر جهود كفاءات متنوعة وقيادة مؤهلة.
ومن أهم العوامل التي قد تؤثر سلبا على بلورة الخطة الإستراتيجية الافتراضات الخاطئة والتوقعات المتفائلة وغير الواقعية ناهيك عن ضعف في تحليل المخاطر ونقط الضعف والقوة بالنسبة للمؤسسة أو في تحليل الفرص والبنية المحيطة.
قواعد التخطيط الاستراتيجي
التحليل والتخطيط الاستراتيجي
أهمية التحليل الاستراتيجي
دائما النجاح يعتمد على عنصرين رئيسين وهما المعرفة والقدرة على استغلال المعرفة وتحويلها لأفعال
من الأسباب القوية لنجاح أي مؤسسة هو معرفة كل العناصر الداخلية والخارجية والقوى المختلفة المؤثرة في اتخاذ القرارات وفي مستقبل المنظمة والتحليل والرقابة والمتابعة المستمرة لكل المتغيرات التي ممكن أن تحدث وهنا يكمن أهمية التحليل الاستراتيجي :
- التحليل الجيد يؤدي بطبيعة الحال إلى التشخيص الجيد للمخاطر والفرص التي من الممكن أن تؤثر على المنظمة وتجعلك دائما في حالة استعداد لأي تغيير داخلي أو خارجي ممكن أن يحدث
- التحليل الاستراتيجي هو الركيزة الرئيسية في معرفة نقاط القوة والضعف للمؤسسة ومعرفة الفرص والمخاطر الخارجية وتحديد القوي المؤثرة على السوق ودراستهم والتنبؤ بالمستقبل القريب للمؤسسة وتصميمه بالصورة التي تخدم غاية ومهمة المنظمة
- استخراج الميزة التنافسية للمؤسسة وكيفية توظيف هذه الميزة في الانطلاق تجاه الريادة
- يؤدي إلى زيادة الكفاءة في اداء الافراد داخل المؤسسة
- المساعدة على تحليل الموارد المتاحة للمؤسسة من الموارد التسويقية – الموارد المالية – الموارد البشرية – الموارد الإنتاجية – موارد البحث والتطوير – وكافة الموارد الأخري حسب نوع المؤسسة وطبيعة عملها
- التحليل الاستراتيجي هو نفطة البداية والانطلاق نحو التطور فعندما تصل إلى سؤال لماذ لا نتقدم بشكل أسرع ؟ وتبحث له عن إجابة مرضية فأنت تقوم بالتحليل الاستراتيجي المرتبط بالتفكير والتخطيط الاستراتيجي وهي العناصر والمكونات التي يبني المستقبل عليها
أدوات التحليل الاستراتيجي :
بشكل عام ينقسم التحليل الاستراتيجي إلى ثلاثة أقسام رئيسية :
الطرق الوصفية :
من خلال هذه الطرق تقوم بتحليل البيئة الخارجية والداخلية والحصول على المعلومات من خلال طرح الأسئلة المناسبة
اسئل السؤال الصحيح لتصل إلى الإجابة الصحيحة . الأصعب دائما هو السؤال وليس الإجابة ويعرف طبيعة الإنسان من طبيعة الأسئلة التي يقدمها
وممكن أن تكون الاسئلة مثل التقييمات للموارد ولجوانب المؤسسة أو اسئلة مباشرة عن المشاكل التي تواجه كل جانب من جوانب المؤسسة
ويتم تجميع هذا الأجابات ودراستها وتحليها للوصول إلى النتائج المطلوبة
الطرق التشكيلية :
وهي عبارة عن دراسات لبعض المؤسسات التي تعمل في هذا المجال وشاملة الدراسة الخبرات السابقة لهم وتعتمد هذه الدراسات على القراءة المباشرة لواقع المؤسسة وما يحيط بها على المستوين البيئة الداخلية والخارجية
الطرق المفتوحة :
وتركز على الطرق الاستكشافية في معرفة وتحليل القوى المؤثرة في السوق والمؤثرة على حياة المؤسسة ومن أمثلتها تحليل القوى الخمسة لمايكل بورتر
ومما سبق يمكننا أن نختصر التحليل الاستراتيحي في أربعة محاور هامة
- محور تحليل البيئة الداخلية للمؤسسة
- محور تحليل البيئة الخارجية للمؤسسة
- محور تحليل القوى المؤثرة على اتخاذ القرار في المنظمة
- محور تحليل القوى المؤثرة على اتجاه المستقبل
أساليب التخطيط الاستراتيجي
أسلوب تحليل الأسئلة الحرجة :
من خلال هذا الأسلوب يتم تحديد مجموعة من الأسئلة ويتم الإجابة على هذه الأسئلة والإجابات ستشمل على الخطة التي يجب السعي في تنفيذها ومن هذه الأسئلة
- ما هي القيمة المضافة والمهمة التي تسعي المؤسسة في تنفيذها ؟
- ما الأهداف التي تعمل المؤسسة على الوصول إليها وتحقيقها ؟
- ما هو واقع المؤسسة الأن – الموقف الحالي للمؤسسة مقارنة بالمهمة والأهداف العامة ؟
- ما نوعية البيئات التي تتعامل معها المؤسسة – ونوعية الشرائح التي تخاطبها وتستهدفها ؟
- نوعية البيئات المستقبلية المتوقع التعامل معها قريبا سواء عن عمد أو اضطراري ؟
- ما العقبات التي تعيق تحقيق الأهداف بشكل أسرع وبدرجة أكبر ؟ وما الذي يمكن فعله للوصول إلى تحقيق الرؤية بشكلها الأمثل المرجو ؟
أسلوب تحليل سوات S W O T ( نقاط قوة – ضعف – تهديدات – فرص )
يعتمد هذا الأسلوب بشكل مباشر على الدراسة والتحليل للبيئة الخارجية والداخلية للمؤسسة وتحديد النقاط الظاهرة في كل جانب من جوانب المؤسسة في الجهات الأربعة نقاط القوة – نقاط الضعف – الفرص المتوقعة – المخاطر أو التهديدات المتوقعة
وبعد تحديد الجوانب يتم تحويلها إلى أهداف ووضع وسائل ومتطلبات وجدول زمني وتوزيع المهام لتنفيذ هذه الأهداف ويتم وضع الأهداف بإستراتجيات مختلفة
أسلوب تحليل مجالات العمل L.O.B.S
أولا يجب التفرقة بين التخصص والمجال
المجال : هو الهيكل العام مثل المجال الصحي —< أم التخصص : مثل مراكز التجميل
المجال : يكون عام يحتوي على أكثر من تخصص مختلف , ولكن التخصص بيكون أكثر تركيزا على نقطة معينة ويكون المفهوم الحديث ( نيتش ) وهو التخصص من داخل التخصص في مثالنا السابق المجال هو المجال الطبي الذي يحتوي على تخصصات مختلفة مثل مراكز التجميل – طب الأطفال –الجراحة – طب العيون – طب الأسنان … هكذا النيتش يكون مراكز التجميل المتخصصة للأطفال
ويعتمد هذا الأسلوب في التخطيط على تحديد الموقع التنافسي للمؤسسة في المجالات والميادين المختلفة . ووضع خطة للحفاظ على مجال معين والتخصص فيها وزيادة القدرة التنافسية للمؤسسة في هذا المجال والحصول على حصة سوقية أكبر ودراسة الميادين الأخري التي من الممكن أن تنتقل إليها مستقبلا
أسلوب استخدام السناريوهات ( التخطيط بالسيناريو S.U,M )
التخطيط بالسيناريو من أهم الاساليب التي لا غني عنها حتي لو قمت باستخدام نموذج أخر ويعتمد هذا النموذج أو الأسلوب على تكثير الأحتمالات
المستقبل هو من الغيبيات التي لا يعلمها إلا الله وقدرة الإنسان على التنبؤ بها تكون عاجزة ومحدودة ولهذا يعتمد نموذج التخطيط بالسيناريو على محاولة توقع سيناريوهات مختلفة ممكن أن تحدث مستقبلا بناء على مقدمات ومعلومات موجودة حاليا فلكل فعل ردة فعل ولكل خطوة نتيجة وبعدها يتم وضع خطة لكل السيناريوهات حتي يكون بديل إذا حدث أي خلل في الخطة الرئيسية تكون البدائل جاهزة للتنفيذ
ويتم وضع هذه السيناريوهات بناء على التحليل الداخلي والخارجي للمؤسسة وفهم القوي المؤثرة في السوق من القوي السياسية والأقتصادية والبيئية
ولكن ما يجعل التخطيط بالسيناريو أمرا صعب هو كثرة الإحتمالات وخاصة إن كل احتمال مبني على توقعات ليست وقائع ولكل احتمال خطة خاصة به فكلما زاد عدد الاحتمالات فهو أمر جيد وسيئ في نفس الوقت
جيد في تكثيير البدائل والخيارات المتاحة للمنظمة مستقبلا وإن المنظمة جاهزة مسبقا بالمحاكاة للسيناريو المتوقع مستقبلا
سيئ : في كثرة الأفكار وكثرة الخطط وزيادة التخوفات والمخاطر والفرص والتشتت بين كل هذا وعدم التركيز واستهلاك وقت وتكلفة كبييرة في الأبحاث
ولهذا يجب التوازن وتحديد عدد معين من السيناريوهات يتم العمل عليها بناء على الفرضيات الواقعة والدراسة لقوي السوق والمنافسين والشريحة المستهدفة والقوي المؤثرة على اتخاذ القرارات داخل المؤسسة
ولكي يحقق التخطيط بالسيناريو الهدف المرجو منه يجب وضع في الاعتبار التخطيط للطوارئ
للمزيد عن هذا النموذج يمكنك الرجوع لمقال التخطيط بالسيناريو
اسلوب التخطيط للطوارئ أو التخطيط الموقفي S.E.M :
ويعتمد هذا النوع من التخطيط على الوقت التنفيذي للخطة ستظهر مجموعة من العقبات والمشاكل التي لم تكن ظاهره أثناء التنفيذ فالتخطيط للطوارئ يضع بدائل لهذه العقبات حتي لا تؤثر على مسار المؤسسة تجاه تحقيق الغاية المرجاة
ويعتبر جزء من التخطيط بالسيناريو التخطيط للمخاطر والاستعداد لها ووضع خطة للطوارئ في حالة حدوث خطأ غير متوقع
أسلوب التخطيط المقاس بالأداء :
يتم استخدام هذا الأسلوب مع المؤسسات كثييرة التغيير في السوق بشكل سريع مثل سوق الأسهم والبورصات التي تتغيير البيانات فيها في ثواني معدودة
ويختلف هذا الأسلوب عن باقي اساليب التخطيط بأنه يتم قياس أداء المؤسسة اعتمادا على الأداء الكلي للسوق فيكون الهدف مثال
أفضل من الأداء السوقي بنسبة 10 %
اسلوب فايفر للتخطيط P FIEFFER :
اسلوب فايفر هو نموذج شامل بعض الأساليب التي تم تحديدها مسبقا ويقسم التخطيط إلى مراحل منها
- مرحلة الإعداد للخطة : التخطيط للتخطيط يتم تجهيز بعض البيانات المهمة للبدء في عملية التخطيط مثل فريق التخطيط – مدة الخطة ومدة كتابة الخطة – وتكلفة كتابة الخطة – ونموذج التخطيط الأفضل للعمل عليه
- مرحلة القيام باستعراض القيم وتحديد الرؤية والرسالة
- مرحلة تحديد مجالات العمل للمنظمة والوحداث التي من الممكن أن تستقل مستقبلا
- مرحلة دراسة الواقع وتحليل البيئة الداخلية والخارجية للمؤسسة وتحديد الموارد
- مرحلة تحليل الفجوات بين الواقع والرؤية المستقبلية
- مرحلة التنفيذ وبدء كتابة الخطط التشغيلية قصيرة المدي التي تتكون من ( أهداف – وسائل – سياسات – اجراءات )
- مرحلة وضع مؤشرات الأداء والقياس للخطة ككل وللأهداف وللخطط التشغيلية
- توزيع المهام والبدء في شرح الخطة وشرح المهام الخاصة بكل قسم ومهام فريق العمل
- ويمكن بعد الانتهاء من كتابة الخطة يتم استخدام التخطيط بالسيناريو لوضع احتمالات وبدائل إذا حدث شئ غير متوقع اثناء تنفيذ مسار الخطة
ويعتبر التخطيط بأسلوب فايفر من أفضل الأساليب في التخطيط الاستراتيجي وأسلوب SWOT من أفضل النماذج في دراسة وتحليل الواقع للمؤسسات وفي التخطيط التشغيلي
مراحل التخطيط التربوي
لكي يصل التخطيط الى اهدافه التي وضع من اجلها لابد من ان يمر بمراحل معينة ويسير
بخطوات متتابعة . هذه المراحل هي:
1 – بلورة المشكلة وتحديدها : يبدأ التخطيط عادة بوجود وضع غير مناسب وقد يكون هناك
وضع مرغوب فيه ولكن نرغب في تحسين هذا الوضع بصورة افضل وفي ضوء ذلك يمكن
حصر المشكلات التي تواجه المخطط التربوي آما يمكن ترتيب هذه المشكلات حسب اهميتها
.،
2 – جمع البيانات او المعلومات التي توضح المشكلة وتجسدها بحيث تبرز ماثلة امام المهتمين
ومن ثم جدير بالبحث.
3 – تحديد الاهداف الكبرى للخطة(الغايات)وشرحها وتوضيحها وتصنيفها حسب الاولوية
وترتيب الاولويات وادراجها بالنسبة للاعتمادات المالية والموافقة السياسية .
4 – وضع الخطة: وفي هذه الخطوة يتم تحويل المدخلات المختلفة الى خطط وهنالك الكثير من
الاساليب التي يمكن استخدامها لهذه الغاية .وان العض ينظر الى التخطيط من هذه الزاوية اي
العملية التي يتم في مستويات الادارية العليا اما الذين يقومون بتحويل هذه الاهداف والمعلومات
المختلفة الى خطط فهم الموظفون من مستويات ادارية متوسطة .
5 – اقرار الخطة: بعد وضع الصورة النهائية للخطة على المستوى الشامل لقطاع التعليم تقوم
هيئة العليا للتخطيط بدراستها فتعدل فيها على ضوء الاعتبارات الخاصة بها والاهم من ذلك
التأآدمن قابلية التنفيذ بحيث لا تحدث اختناقات تؤدي الى ضياع الموارد والجهود .
6 – مراحل تنفيذ الخطة : وتشمل عمليتين اساسيتين هما :
أ – المراقبة : اذ يتعين على اجهزة التخطيط التربوي ان تراقب عمليات تنفيذ الخطة بالاتقان
والتنسيق جهات التنفيذ .
ب- التصحيح واعادة التخطيط : اذ تقوم اجهزة التخطيط اثناء عمليات التنفيذ باجراء التجارب
لاختبار علمية وصحة وملائمة الحلول المطروحة في الخطة التربوية واعادة النظر فيها حسب
نتائج تلك التجارب .
7 -مرحلة المتابعة والتقييم : وتتم المتابعة بملاحظة التنفيذ وتحديد خطواته ودرجة نجاحه
وانحرافه عند الخطةالمحددة تتلافى حدوث اي انحراف وتتعرف على مشكلات التنفيذ . وهناك
نوعان من المتابعة :
أ- متابعة التنفيذ التي تقوم بها الوحدات التنفيذية وتسعى الى التعرف على منجزات واداء الافراد
.
ب- متابعة جهاز التخطيط :وتؤدي الى تعديل الخطة او الاجراءات التنفيذية وتغيير السياسات
بما يتضمن تحقيق اهداف الخطة .