خطوات حل المشكلة

خطوات حل المشكلة مع مثال

1. إدراك المشكلة وتبينها بوضوح (اكتشاف المشكلة)

تعرف على المشكلة  وحددها بوضوح فالغموض والتعميم سيبطئ من البحث عن حل لا تقل (المشكلة تكمن في تكلفة المواد الخام) . قل (المشكلة تكمن في أن تكلفة المواد الخام قد زادت بنسبة كذا بالنسبة للقطعة الواحدة.

2. جمع معلومات ومعطيات عنها

قم بجمع بيانات ومعلومات تعمل على زيادة توضيح المشكلة والأوضاع المتعلقة بها. ووجه لنفسك مثل هذه الأمثلة أين حدث ذلك ، او هل سيحدث ذلك ؟

• هل سيؤثر ذلك على أسعار المنتجات الأخرى ؟
• هل يمكن أن ينخفض السعر غدا او في الشهر القادم ؟
• هل الزيادة في السعر شملت منافسيك ام لا ؟
• هل يوجد مزود آخر يعمل بالسعر القديم ؟

3. تحديد أسباب المشكلة الممكنة

 

تعرف على الأسباب المحتملة للمشكلة يجب أن تكون قائمة الأسباب المحتملة طويلة ما أمكن واستعبد غير المحتمل منها فيما بعد ويجب أن يرتكز التساؤل على التغييرات التي يمكن أن تحدث .

• هل يجب أن تقوم بتقليل الجودة او التعبئة او تاريخ التسليم ؟
• هل ازداد الطلب في السوق على مثل هذه المواد الخام ؟
• هل ازداد عدد المزودين ام نقص عن ذي قبل ؟

إن كل سؤال من هذه الأسئلة يتضمن احتمال حدوث تغيير وحين يظهر التحقيق بأنه لا يوجد هناك تغيير في الحالة المشكوك فيها فإنه يمكن إزالته كمسبب.

4. إفراز حلول ممكنة

طور حلولا بديلة ، أنها مضيعة للوقت أن تحاول إيجاد حلول من العدم فالطريق لإيجاد حلول هي إزالة الأسباب المحتملة ، التي لم تتم إزالتها في الخطوة الثالثة ، فالهدف هو إزالة الأسباب دوما إغلاق الفجوة بين ما هو قائم وما يجب أن يكون . – مراجعة السياسات والإجراءات والتي تؤدي لحل المشكلة – الحصول على أفكار واقتراحات من زملائك و مرؤوسيك والأشخاص الذين مروا بنفس التجربة وقاموا بحلها.

5. تقييم حلول بديلة

تعتمد هذه الخطوة على تقييم موضوعي غالبا ما يكون حسابيا لمحاسن ومساوئ كل بديل ويمكن القيام بالتقييمات بسرعة وبشكل موثوق أكثر إذا ما توفرت الأمور التالية

• معايير الحكم والتقييم (يجب تعيين وتحديد المقاييس المختلفة والجوانب التي يجب أن يتكفل بها الحل مثل التكلفة ، المساحة، الطاقات التوقيت وطرق التسليم).
• المعلومات المتعلقة بكل بديل : أن المعلومات المجمعة لتحديد المشكلة تعتبر عاملا مساعدا هنا مثل المعطيات التي يمكن الحصول عليها عبر مصادر المعلومات المختلفة.

6. اختيار من بين الحلول البديلة واتخاذ القرار

صنع القرار تعتبر هذه الخطوة بصورة رئيسة عملية اختيار من بين البدائل او الخيارات المطروحة . يمكن لهذه العملية أن تجري بطريقة عقلانية ومنهجية او يمكن التقرب منها بالحدس . وغالبا ما تكون هناك حاجة إلى القليل من العقلانية وقليل من الحدس.

7. تنفيذ القرار ثم تقييم نتيجته

العمل في القرار عندما يتخذ القرار فيجب تطبيقه دون تأخير وإذا كان هناك حل فيجب ان يطبق ففي نهاية الأمر يعتبر العمل القاعدة الأساسية لعملية حل المشكلة فبدون تنفيذ الحل فإن المشكلة ستظل دون حل .

خطوات حل المشكلة في علم النفس

1- تحديد المشكلة
قبل أن تتمكن من التغلب بنجاح على المشكلة، عليك أن تفهمها أولاً، وهذا يعني النظر إلى المشكلة من جميع الزوايا. وقم بتدوين وصف موجز للمشكلة التي ترغب في حلها، ثم اطرح الأسئلة التالية على نفسك:
– ماذا يحدث؟
– أين ومتى يحدث؟
– هل ما يحدث متعلق بأشخاص بعينهم أو مواقف معينة؟
– كيف تشعر تجاه ذلك؟
كن مُحددًا وركّز على المشكلات، وحاول تجنُّب إلقاء اللوم على أي شيء.. والآن، ارجع خطوة للوراء، وضع في اعتبارك الأسئلة التالية لتحديد ما إذا كانت المشكلة تستحق الوقت الذي تقضيه في حلها:
أ. هل هذه المشكلة كبيرة بالفعل؟ هل تعتبر أيضًا كبيرة من منظور الآخرين؟
ب. هل ستتحسن حياتك إذا تمكنت من حل هذه المشكلة؟
ج. هل لديك القدرة على السيطرة على أي جزء من المشكلة؟
لا يمكنك تغيير كل شيء، لذا، من الأفضل أن تركز على المشكلات التي يمكنك تغييرها في الواقع، والتي سوف تصنع فارقًا فعليًا في مستوى الضغوط النفسية لديك. بعبارة أخرى: اختر مشكلة محددة.

2- العصف الذهني للأفكار
والآن بعد أن تعرفت على المشكلة جيدًا، حان الوقت للتفكير بشأن الحلول، وفكر في كل الطرق التي يمكنك من خلالها حل هذه المشكلة، وتأمل في الحلول بلا حدود.

حان الوقت الآن لكي تقرر ما إذا كان حل ما أفضل من الآخر، لست متأكدًا من أين تبدأ؟
جرب النصائح التالية:
– تذكر المشكلات السابقة التي كنت قادرًا على حلها، هل يمكن أن ينفع حل مماثل مع هذه المشكلة أيضًا؟
– اطلب النصيحة من أصدقائك وعائلتك والأشخاص الذين تثق بهم.
وإذا كنت لا زلت تعاني من هذه المشكلة، فربما تكون هذه المشكلة معقدة للغاية، في هذه الحالة، جرّب تقنية فرق تسد، قسّم المشكلة إلى عدة أجزاء صغيرة بحيث يمكنك معالجتها بسهولة أكبر. وتذكر أن تأخذ بعين الاعتبار أي فكرة تجول بخاطرك؛ حتى الأفكار التي تبدو سخيفة في البداية.

وقد تتضمن خطة التقليل من الضغوط النفسية، القليل من المرح. فربما تتمكن من تحقيق الاسترخاء عند حضور إحدى جلسات التدريب على بعض الفنون الأدائية لبضعة أيام في الأسبوع بعد العمل، أكبر مما قد تحققه من التأمل في جو من السكون.

3- اختيار الحل
من بين جميع أفكارك المبتكرة، سواء كانت سخيفة أم جادة، أيها الأصلح؟
قد ترغب في طرح هذه الأسئلة:
– هل تعتقد فعليًا أن هذه الفكرة سوف تحل المشكلة؟
– كيف سيكون شعورك في النهاية بعد استخدام هذا الحل؟
– ما النتائج الإيجابية والسلبية المحتملة؟

وعندما تختار ما يبدو أنه أفضل حل، استغرق عدة دقائق للتفكر في هذا الحل، فحتى أفضل الحلول قد تتطلب تحسينات. يمكنك طرح التساؤلات التالية:
– هل لديك الموارد، وما هو أكثر أهمية، التصميم، لتنفيذ هذه الخطة؟
– ما المشكلات الجديدة، إن وجدت، التي قد يسببها هذا الحل؟
– كيف يمكن أن تسوء الأمور؟ هل يمكنك تصحيح هذا الجزء من الخطة؟

ولا تحبط إذا كانت الخطة غير كاملة، فقد تنشأ عن الحل الجيد طويل الأمد مشكلات جديدة على نحو مؤقت، وهذا لا يعني أن تتخلى عن الخطة، بل يستدعيك لكي تكون مستعدًا لإجراء تصحيحات في المسار أو حتى الانتقال إلى الخطة البديلة.

4- تنفيذ الخطة
قد يكون من الأفضل كتابة جميع تفاصيل الخطة، واحرص على أن تلتزم بالفعل بها قبل الاستسلام أو محاولة شيء آخر، وثق في نفسك واسع لحل المشكلة.

5- التأمل في التجربة
أنت لم تنتهِ بعد من حل المشكلة، فالتجربة هي أفضل معلم، ذلك إذا كنت ترغب في قضاء القليل من الوقت في التأمل.
– هل تخلصت من المشكلة بالحل الذي توصلت إليه؟
– إذا كانت الإجابة لا، فما النقاط التي لا تزال دون حل؟
– ما الذي سوف تفعله بشكل مختلف في المرة التالية؟

6- هل أنجزت المهمة؟
إن حل المشكلات مهارة إنسانية طبيعية، لقد وُلِدنا ونحن نحل المشكلات منذ محاولاتنا الأولى للإمساك بالأشياء والزحف عندما كنا رضع. قد لا نحصي آلافًا من الاختيارات التي نقررها يوميًا كحل للمشكلات ولكن هذا هو مسماها الفعلي؛ حل المشكلات. لذا، عندما تركز على حل المشكلات الأكثر تعقيدًا، كن واثقًا من أن لديك الكثير من التجارب السابقة.

 

خطوات حل المشكلة بطريقة ابداعية

 

تحديد المشكلة وتحليلها

أشار أحد المُستشارين في مجال حلول المشكلات بالطُّرق الإبداعيّة، وهو توماس ويديل، إلى أنّ الخطوة الأولى في حلّ أيّة مشكلة هي محاولة تحديدها، وإعادة النظر فيها، وقد تُعتبَر هذه الخطوة من أكثر الخطوات التي يُهملها الناس عند مواجهة مشكلاتهم، كما يتابعُ المُستشار توماس القول بأنّ معظم الناس يقفزون إلى البحث عن الحلّ دون التأمُّل للحظة في ماهيّة المشكلة، وسؤال أنفسهم (هل هذه هي المشكلة حقّاً؟)، ولذلك فإنّ إهمال تحليل المشكلة، وفَهم طبيعتها، وحجمها، ومدى تأثيرها، وعدد مرّات تكرارها، قد يُشتِّت الجهود عن مسارها، ويفتح المجال أمام ظهور مشاكل أخرى.

البحث عن أسباب المشكلة

إنّ التعرُّف على أسباب المشكلة جزء لا يتجزَّأ من خطوات حَلّها؛ فمُعالجة الأسباب، وتحسينها، يُنبِّئ بضمان عدم تكرار المشكلة، ومن المُهمّ في هذه الخطوة جَمع المعلومات، والأفكار، خصوصاً من الأشخاص الذين لم يقع عليهم التأثير البالغ جرّاء المشكلة، حيث قد يكون هذا الشخص صديقاً، أو زميلاً، أو مديراً في العمل، فالبحث يشمل أكبر قَدر مُمكن، بالإضافة إلى أنّه لا غنى عن تدوين الإجابات، والنصائح الواردة من الأشخاص حول المشكلة، أمّا المشاكل العميقة، فيجدر التشاوُر حولها؛ حتى يتمّ تمييز أولويّتها، حتى وإن تعدَّدت، إذ إنّ لدور الفرد أثره البالغ في الفريق، ومن الأسئلة التي قد تساعد على فَهم أسباب المشكلة:

• ما هي مظاهر وجود المشكلة، وكيف تتم المشكلة؟
• أين حدثت المشكلة، ومتى كان ذلك؟ مع مَن حدثت، أو تكرَّرت المشكلة؟
• لماذا تحدث المشكلة، وكيف يكون وَصفها؟

تحديد البدائل المُتوفِّرة لحلّ المشكلة

إنّ المُضِيَّ قُدُماً؛ لإيجاد البدائل، و فَهْمها، يتطلَّب مُمارسة العَصف الذهنيّ في محاولة؛ لإيجاد أكبر قَدر مُمكن من الأفكار، والاقتراحات، دون إهمال أيّة فكرة، أو انتقادها، وجَمع الأفكار في العَصف الذهنيّ يتبعُه تقييم إجماليّ لها، واختيار الأكثر مُلاءمة من بينها.

وضع خطة لتطبيق أفضل البدائل

لدى مقارنة البدائل، والحلول المُقترَحة، يجب اعتماد المنهجيّة الأنسب؛ للبدء بخطوات تنفيذها، بحيث يتمّ اختيارها؛ لتتماشى على المدى الطويل، ممّا يُؤدّي إلى ضمان عدم تكرار المشكلة، مع التأكُّد من واقعيّة خُطّة الحلّ المُرتقَب، وتوفُّر مواردها، ومُتطلَّباتها، من وقت، وجُهد، ومال، بالإضافة إلى دراسة حجم المخاطر المَنوطة بتنفيذ منهجيّة الحَلّ، والتفكير بمآلاتها؛ أي كيف سيبدو العمل بعد الانتهاء من حلّ المشكلة؟، ولضمان نجاح تنفيذ الخطّة، فإنّه لا بُدّ من توزيع المسؤوليّات، وإحصاء الموارد، والوقت المطلوب، وجدولة المَهامّ زمنيّاً، مع توضيح مُؤشِّرات نجاح الخُطّة، وتفصيلها. مُراقبة تطبيق الخُطّة تجري عمليّة المُراقبة وِفق مسارَين رئيسيَّين:

أوّلهما تتبُّع تنفيذ مُؤشِّرات نجاح الخُطّة،

وثانيهما التأكيد على تنفيذ الخُطّة وِفق الجدول الزمنيّ المُعَدِّ لها، أمّا إن لم يتمّ إنجاز المسارَين معاً، فالأحرى أن تُعاد مُراجعة واقعيّة الخُطّة، بالإضافة إلى مراجعة كفاية مواردها، ومدى الأولويّة المُخصَّصة لها.

التحقُّق من فعاليّة ونجاح خُطّة الحلّ

يتمّ التحقُّق من نجاح خُطّة الحلّ بعد إتمام تنفيذها، بحيث يعود سَير بقيّة العمليّات، والأنشطة بأسلوب سَلِس، ومُيسَّر، دون عوائق، أو عقبات، وهنا من الأفضل الاستفادة من تجربة الحلّ، واستثمارها؛ لضمان عدم تكرار مثل تلك المشاكل، واستخلاص الفوائد منها، وتلخيصها، وتدوينها؛ حتى تكون مَرجعيّة مُختصَرة في حال تكرار المشكلة.

الخطوات الست لحل المشكلات

1. تحديد المشكلة؟

ليست هناك نقطة انطلاق أفضل من تحديد ما الذي تحتاج إلى إصلاحه.

ويعني هذا استغراق الوقت اللازم لمراجعة الموقف بصورة شاملة – فصل الأعراض عن السبب. اجعل تشخيصك حول فهم ما الذي يضر والسبب في ذلك. ويستغرق هذا وقتًا طويلاً، وقد يعني إجراء قليل من الأبحاث للكشف عن الأسباب الكامنة وراء المشكلة.

2. تحديد الأسباب الجذرية

بمجرد قيامك بتحديد المشكلة التي تواجهك، تحتاج إلى معرفة السبب وراءها.

• ما الذي يقف وراء المشكلة؟
• ما سببها؟
• هل يمكن أن تكون كمية أو نوعية.
• ما الذي يحدث على المستوى الأساسي؟

نظرًا لأنه بينما تعمل تجاه حل مشكلتك، فإنك ستريد إيجاد حل يتعامل مع الأسباب وليس الأعراض فقط، أليس كذلك؟  لذا، عليك مرة أخرى أخذ الوقت اللازم للتحقيق في الوضع. اجمع المعلومات وقم بتحليل النتائج وتحسين التشخيص الخاص بك.

3. البحث عن حلول متعددة

أن تكون حلالاً للمشاكل يعني أن تفكر بشكل مبتكر، ويعني هذا التفكير خارج الصندوق. لا تتوقف عند الحل الأول الذي تتوصل إليه. ابذل أقصى جهد لديك. تمكّن من إيجاد أكبر عدد ممكن من الحلول البديلة، ثم ابحث عن المزيد.

ويعني هذا البحث عن حلول في أماكن غير عادية أو من مصادر غير عادية، من خلال التحدث إلى مجموعة مختلفة من الزملاء أو إبقاء ذهنك منفتحًا أو تقبل تبادل الأفكار أو وجهات النظر. مهما كلف الأمر، بمجرد أن تكون لديك مجموعة من الحلول البديلة، احرص على إخضاعها جميعًا للتحليل.

4. البحث عن الحل الأنسب

هل الأقوال أسهل من الأفعال؟ ليس بالضرورة. عالج الأمر بصورة منطقية. أجب على الأسئلة التالية:

• هل هي مجدية من الناحية التقنية؟
• هل هي قابلة للتطوير؟
• هل لديك الموارد؟
• ما المخاطر؟ هل يمكن إدارتها؟
• هل ينفع الحل الخاص أكبر عدد ممكن من الناس؟
• هل يمكن قياسه؟ كيف يمكنك قياسه؟

5. تخطيط الحل وتنفيذه

امنح هذا الجزء قدرًا كبيرًا من التفكير. احرص على بناء خطة محكمة لتنفيذ الحل الخاص بك.  ستحتاج إلى تغطية من سينفذ خطتك وما الطريقة المستخدمة ومتى وكيف ستنفذها.

وبنفس القدر من الأهمية، ستحتاج إلى التفكير في كيفية تحديد ما إذا كان حلك ناجحًا، وهو ما يقودنا إلى الخطوة النهائية.

6. قياس مدى نجاح حلك

كيف يمكنك قياسه مقابل أهدافك؟ هل حققت أهدافك؟ هل بقيت ضمن حدود الميزانية؟ هل العمل مكتمل؟ هل يمكنك رؤية نتيجة قابلة للقياس؟

يعد تقييم نجاح حلك خطوة حيوية – وغالبًا ما تُهمل، لأنها تظهر لك بوضوح ما إذا كان حلك هو الحل الصحيح، أو ما إذا كنت تحتاج إلى الرجوع إلى الخطوة الأولى والبدء من جديد. نظرًا لأن جزءًا رئيسيًا من حل المشاكل بفعالية يدور حول الاستعداد للوصول إلى حل خاطئ، والتعلم من أخطائك.