كتابة الرسائل الرسمية

نماذج رسائل رسمية جاهزة

المراسلات الإدارية pdf

اضغط هنا لتحميل ملف المراسلات الإدارية

كيفية كتابة رسالة شخصية

لكي تقوم بكِتابة رسَالة شخصيّة بطّريقة صحيحة، هُناك بناء مُتكامِل وثابِتْ لتكون رسَالتِك ذو بناء مَنطِقِي وجيّد، وهناك خُطوات يُمكنُك اتّباعِها لتكون رسالتك واضِحة ومفهومَة ومُنسّقة وأفكارِها مُرتّبة كي يُسّهِل على القارئ فهمِها واستِيعابها، ويصلُه ما كنت تُريد أنْ توصِل له من مفاهيم ومشاعِر، من الأسُس التي تُبنى عليها الرّسالة الشّخصيّة هي معرفة الموضوع وتحديد الذي سيُكتبْ في الرّسالة، وترتيب الأفكار حتى لا تكون مُتداخِلة ولكيْ يكون منْ السّهل على القارِئ فهمِها جيداً، وتأتي خُطوات كِتابة الرّسالة بالتّرتيب كالتّالي:

• البسْمَلة، ولا بُد أنْ نستهِل رسالتنا بذِكر الله، والبَسملّة هي التي نستّهِل بها عند القِيام بكافة أمور حياتِنا، وهذا ما أوصَانا به رسُولنا الكريم، والبِدء بالبّسمَلّة في الرّسالة الشّخصيّة، تُضفِي على القارِئ الطّمأنينّة، لأنّ في ذِكِر الله طمأنينّة ورّاحة.
• والعنصُر الثّاني في الرّسالة الشّخصية هي كِتابة الجّهة التي ستقوم بكتابة الرّسالة وإرسَالِها، وبالتّحديد يتّم كِتابة اسِم الشّخص الذي قام بإرسَال الرّسالة، لكيْ يتسّنَى لمَستلِم الرّسالة معرِفة الشّخص الذي أرسلَها.
• وبعد ذلك يكون كِتابة التّاريخ، فتاريخ الكِتابة هي منْ الأُسُس التي تحتويها الرّسالة، ومنْ ثمّ يُمكِن للشّخص القارِئ أن يعرِف موعِد كِتابة الرّسالة وهل هي قديمة أمْ جديدة وهل تأخّر وصُولها إليه أمْ لا.
• بعد كتابة التّاريخ لا بُدّ من كتابة السّلام والتّحيّة، فتُسّلِم على القارئ كأنّك تُسّلم على شخص عادي، فتكتب السّلام عليكم ورحمة الله وبركاتُه، وبعد ذلك تكتُب التّحيّة التي تُهديها للقارِئ والتي ستكون تحتوي على السُؤال عن حالِه وعن صِحتِه، وسُؤاله عن آخر التّطورات في حياتِه، وأنّك تتمنّى له أنْ يكون على أحسنْ ما يُرام كي يشعُر القارِئ بأنّ الرّسالة كُتبت باهتِمام.
• بعد ذلك يكون سرْد الموضوع الذي كُتبت الرّسالة من أجلِه، فيتّم كِتابة الموضوع بأفكار مُرتبة وواضِحة، وباختِيار كلمات بسَيطَة وسَهلَة الفَهِم، وتتّم الكِتابة بخطْ واضِح ومفهوم حتى لا يُعانِي القارِئ منْ عدم فهِم بعض الكلمات التي رُبّما تكون جوهَر الموضوع.
• ومنْ ثُم تأتي خاتِمة الرّسالة والتي سيُنهِي فيها الكاتِب حديثُه، ويستهّل بكلمات ودَاعِيّة وتأمُلات بأنْ تصِل الرّسالة وأن يكتب غيرها، ويحصُل على ردٍ بأسرَع وقت، ويجب مُلاحظة أنّنا لا نكتُب في الخاتِمة ما قد يبعث القَلقَ في نفسِ القارِئ، لا بُدّ أن تكون النّهاية عاديّة وخاليّة منْ أيّ مُلاحظَات.
• وأخيراً يكون التّوقيع، ووضع البّصمَة الخاصّة للكاتب إمّا بكتابة اسمُه بشكِل عادِي أو زَخرفتِه ويكون هذا دارِجاً في رسائِله ويُعرَف أنه خاص به، ويكون منْ المُفضّل أيضاً لو تمّت كتابة عِنوان المُرسِل لكي يتسّنى للمُرسِل إليه أنْ يعرِف المكان الذي سيُرسِل إليه الرّد في حال أراد أنْ يكتُب رسالة.

قد تختلِف الرّسالة في بنائِها وخصائِصها وأجزائِها وطُرُق كتابتِها، ولكنْ جميعها تشترِك في المعنى الذي تحمِلُه كل رسالة، ورغم وجود مسافات كبيرة، ولُغات كثيرة وتنّوعات ثقافيّة وفِكرية إلّا أنّ الرّسالة تبقى هي الرّابط الأساسِي بين البَشَر المُتواجِدين في أماكن مُتراميّة بين الشّرق والغَرْب، كُلٌ مُستقِل بثقافتِه، وطريقة حياتِه، وكانت الرّسائل وما زالت على مرْ العُصور هي التي تخلِق التّواصل البشرّي، فقَديماً كانت الرّسائل الورقيّة، وحديثاً أصبحت الرّسائِل عنْ نُصوص إلكترونيّة تُرسَل عبر البريد الإلكترونِي بسُرعة وسُهولة، ولكنّها في النّهاية تبقى رسائل للتّواصُل، سواء كانت ورقيّة أم إلكترونيّة أو أياً كانت، فالغرض منها يكون واضِحاً، وإيصَال الأفكار تتّم عبرَها، لهذا المُهم في الرّسالة أنّها تصِلْ وتُحقِق الغرض من إرسالِها، بغضْ النّظَر عن الوسيلة النّاقِلة، لأنّها عديدة وكثيرة.

التحية الافتتاحية في الرسالة

تكون التحية بالبدء بكلمة (عزيزي) متبوعة باسم الشخص كاملاً أو كنيته، ومن الأفضل تجنُّب استخدام الاسم الأول للمستقبِل فقط، وفي حال معرفة لقب عمله وعدم معرفة اسمه يمكن كتابة لقبه فقط، ومن الممكن البحث عن اسمه على الإنترنت، وفي حال لم تكن الرسالة لشخصٍ محدد يمكن كتابة (عزيزي)، أو (سيدي)، أو (سيدتي)، أو (إلى من يهمه الأمر)

خاتمة ايميل رسمي بالعربي

عند كتابة الخاتمة في نماذج خطابات رسمية لا يحبذ الإطالة  في الكلمات لمليء فراغ الصفحة، يفضل دائما الاختصار قدر الإمكان  والاكتفاء بجمل الشكر الرسمية، “تفضلوا بقبول خطابي ولسيادتكم جزيل الشكر” و من ثم التوقيع أسفل الخطاب. و يفضل في حالة كتابة الخطاب على الحاسوب أن يكتب أسم المرسل بالكامل و من ثم يقوم بالتوقيع أسفل اسمه بخط اليد.

في الأخير؛ يكون الخطاب قد أنتهى، كل ما عليك هو مراجعته الخطاب لغويًا، للتأكد من صحته التامة و عدم احتوائه على أخطاء إملائية أو نحوية، ومن ثم ثنيه و وضعه في مظروف رسمي والحصول على دمغات وطوابع في حالة استلزمت الجهة المختصة ذلك.