كيف تكون مدير مكتب ناجح

تنظيم مكتب المدير

أهم أعمال مدير المكتب

• تنظيم الاجتماعات مع الموظفين. إدارة قواعد البيانات. تنظيم المؤتمرات والفعاليّات. طلب قرطاسية وأثاث المكتب.
• الإشراف على العمّال والموظفين. التواصل مع الموظفين، والمورّدين، والعملاء.
• تفويض المهام وتوزيعها على الموظفين الجدد.
• الإشراف على الصحة والسلامة العامّة في العمل.
• التواصل مع الإدارة العُليا وحضور اجتماعاتهم.
• تحضير حجوزات النقل والإقامة.
• إدارة المُراسلات، والشكاوي، والاستفسارات.
• استخدام برامج الكمبيوتر بما في ذلك البريد الإلكترونيّ وجداول البيانات.
• عمل الإصلاحات اللازمة للمكتب.
• عمل اختبارات دوريّة للمعدّات والأجهزة الكهربائية الموجودة في المكتب.
• إعداد العروض التقديميّة والمقترحات.
• إدارة حسابات الشركة على مواقع التواصل الاجتماعيّ.

الفرق بين مدير المكتب والسكرتير

كيف تكون مدير ناجح

13 نصيحة تساعدك لتكون مديراً ناجحاً:

1- من أجل أن تنجح في تحفيز موظفيك، اسأل نفسك عن سبب وجودهم، وما الذي يجعلهم يريدون البقاء في مؤسستك، ويمنعهم من الانتساب إلى مؤسسة أخرى.

احرص على ألا تفترض أن المال هو السبب الوحيد.

2- احترم مبادئ أفراد فريقك، وهم سيكافئونك ببذل أقصى مجهود.

3- اسأل موظفيك عن رأيهم في وظيفتهم بشكل دوري، وشجعهم على الصراحة. وقم بإجراء التغييرات التي يقترحونها.

4- امنح موظفيك الحوافز التي تناسبهم. فإذا كانوا يهتمون بصحتهم، فامنحهم الوقت الكافي لممارسة الرياضة.

وإذا كانت العائلة هي التي تهمهم، فاسمح لهم بالتأخر من أجل التمكن من إيصال أولادهم إلى المدرسة أو الخروج مبكراً لإعادتهم إلى البيت.

5- المدير الجيّد ينجح في إلقاء الضوء على إنجازات موظفيه ويشجعهم، وهذا الأمر يرفع من معنوياتهم.

6- انتهز كل فرصة ممكنة من أجل أن تشيد بموظفيك، واحرص على أن تكون المحادثة خاصة بينك وبين الموظف المعنيّ، مهما كانت قصيرة، لأن لذلك تأثيراً إيجابياً.

7- قم بوضع أهداف معقولة، وأنجز ما هو أكبر منها، بدل أن تضع أهدافاً مستحيلة تعجز أنت وفريق عملك عن تحقيقها.

ولكن ذلك لا يعني أن تلغي الطموح من قاموسك.

8- احرص على أن يعرف كل موظف ما المطلوب منه. فامتلاك أهداف محددة يسمح للموظف بالتركيز في عمله.

9- تعامل مع موظفيك كما تتعامل مع نفسك. فإن كنت لا تتسامح مع الأخطاء، فاحرص على ألا ترتكب أي خطأ.

10- المدير الجيّد يعلم أنه يجب ألّا يقوم بكل شيء بمفرده، فوظيفته مديراً تكمن في أن يعلم الموظفين كيف يقومون بعمل جيّد.

11- في البداية اطلب من موظفيك أعمالاً صغيرة، في حال أخطؤوا القيام بها، يسهل تصحيحها، ومن ثم أعطهم مسؤوليات أكبر، خاصة بعد أن تعرف نقاط ضعفهم وقوتهم.

12- عندما يرتكب الموظفون تحت إمرتك خطأ،فلا تعاتبهم أو تلقي بثقل الخطأ عليهم، بل تحمّل جزءا من المسؤولية. هذا الأمر يسمح لموظفيك بالابتكار والتطور.

13- عليك أن تقود موظفيك بالمثال الجيّد والقدوة الحسنة، وهذا يعني أن عليك ألا تنسب إلى نفسك الفضل في أي أمر جيد قاموا به.

مهام المدير الناجح

تنمية المهارات الوظيفية

أن يقوم بتدريب الموظفين القدامى على الوسائل الحديثة للعمل وتعريفهم بآخر التطورات التكنولوجية لإدخالها في المؤسسة.

التشجيع على التعاون

يجب على المدير الناجح تشجيع الموظفين على التعاون فيما بينهم ومساعدة بعضهم البعض.في أي مكان عمل تحدث مشكلات وأنت كمدير يجب أن تمارس ضبط النفس وتعمل على حل المشكلة التي حدثت بدلا من اللوم والتبرير الذي لا يجدي.

ضبط النفس عند حدوث المشاكل

في أي مكان عمل تحدث مشكلات وأنت كمدير يجب أن تمارس ضبط النفس وتعمل على حل المشكلة التي حدثت بدلا من اللوم والتبرير الذي لا يجدي.

تشجيع التنافس بين الموظفين

التنافس الشريف بين الموظفين له فائدة للعمل وللموظفين ومن عوامل المدير الناجح قدرته على الثناء على روح التنافس الشريف فيما بينهم وتشجيعهم على ذلك

تقبل أخطاء الموظفين

علي المدير أن يركز ويعي جيداً أنه ستكون هنالك أخطاء من الموظفين في عملهم وخصوصا الموظفين الجدد او الموظفين في فترة التدريب فيجب عليه ضبط النفس عند حدوث خطأ.

مكافأة المتميزين وترقيتهم

اعمل على مكافأة الموظفين الذين يجتهدون في العمل بالعلاوات والترقيات.

صفات المدير الناجح

روح القائد

في أي مؤسسة يجب أن يتصف المدير بمواصفات القائد الناجح، وتتمثل في: التخطيط والمتابعة والمراقبة لكل أمور المؤسسة، سواءً كانت صغيرة أم كبيرة، وذلك من خلال اختيار ذوي الكفاءة والخبرة والمسؤولية لكلّ قطاع أو قسم من أقسام المؤسسة، وإعطاء الصلاحيات المناسبة للرؤساء، حيث لا يستطيع أحدهم تجاوز القوانين، أو اتخاذ قرارات دون الاعتماد على المراجعات والفحوص والبحث.

الرؤية

من سمات المدير الناجح أن يكون لديه القدرة على امتلاك نظرة مستقبلية ورؤية صحيحة لشركته في المستقبل، ويكون ذلك بوضع مجموعة من الأهداف والعوامل المطلوب تحقيقها بعد فترة زمنية، لأنّ المدير الناجح تكون أهدافه محددة وواضحة وغير مبهمة، ويتميز بامتلاكه القدرة على شرح أهدافه وتبسيطها بأسلوب سليم بهدف تنفيذها من قِبَل العاملين لديه.

التشاور

من المعروف أنّ اتخاذ أي قرار يتعلق بشؤون المؤسسة يكون للمدير بصفة أولوية، ولكن من المهم أن يبتعد عن الاستبداد برأيه، فلا بدَّ من استشارة من يعمل معه، ويدرس جميع المقترحات والدراسات المقدمة إليه بجدية حتّى يتمّ التوصل إلى القرار المناسب والصحيح، لأنّ المشورة تجعل المدير ينتبه إلى أمور يغفل أو لا يدري عنها.

نقل الخبرات للعاملين

من المفروض أنّ الخبرة والكفاءة هي التي جعلت المدير يرتقي إلى منصبه ومكانته في المؤسسة أو الشركة، لذلك يُفضل أن لا يبخل المدير على العاملين معه بالمعلومات وتزويدهم بالخبرات اللازمة كي يتحسن آداؤهم لوظائفهم، ويرتفع مؤشر العمل من خلال عقد بعض المحاضرات واللقاءات، وإعطاء مفاتيح النجاح لهم لتنفيذ العمل بفعالية وكفاءة، وعلى نهج نجاح المدير دون تقصير أو بتفادي أكبر قَدَر ممكن من الأخطاء.

أن يكون قدوة

المدير هو المثال الذي يُحتذى به في المؤسسة أو الشركة، فليس من المعقول أن يفرض المدير على العاملين مجموعة من التعليمات والقوانين داخل المؤسسة وهو غير ملتزم بها ويخالفها، وإن كان هناك مجموعة من الصلاحيات التي تُعطى للمدير دون غيره من الموظفين فمن الأفضل أن بوضحها لهم بمنتهى الشفافية والهدوء.