مهام السكرتير الناجح
- تنظيم العمل.
- الاهتمام بالبريد، الفاكس والمكالمات أي كل وسائل التواصل التي تربط المنشأة بعملائها و تقديم كل الرسائل الواردة للمدير حتى يطلع عليها و من ثم إرسال الرد.
- معرفة جدول أعمال المدير وتنظيم أوقات الإجتماعات والمقابلات وفقا لجدوله مع اختيار أماكن الاجتماعات.
- تجميع مستندات العمل و تنظيمها بطريقة تسهل عملية الوصول إليها عند الحاجة.
- التعامل مع الأجهزة المكتبية الإلكترونية لحفظ جميع المعاملات والوظائف عليها.
- تجهيز تقارير عن جميع الموظفين وأعمالهم التي يقومون بها، و العمليات المختصة بالزبائن أيضا.
- الحرص على التواجد في الإجتماعات و تدوين كافة المعلومات و الملاحظات واستخلاص أهم نقاط الاجتماع بعدها يتم تقديمها للمدير في وقت لاحق.
- التعاقد مع الشركات لتحسين العمل وتكامله مع بقية الشركات.
- الإلمام بالعمليات المصرفية وتقديم تقارير عنها للمدير بشكل دوري.
- التواصل الدائم مع بقية الوحدات و متابعة عملها والتأكد من قيامها بالواجبات على أكمل وجه.
- تجهيز كل ما يحتاجه المدير في حالة سفره بخصوص العمل من حجز السفر واختيار مكان الإقامة.
- تجميع مقترحات العاملين و تدوين شكاويهم ومن ثمّ عرضها على المدير.
أعمال السكرتارية الناجحة
- التخطيط الجيد وإدارة الوقت.
- متابعة رسائل البريد الإلكتروني بشكل دوري ولابد من الإطلاع عليها يومياً.
- كتابة ملاحظات جيدة وشامله لتوفير وقت على المدير.
- وفير المواد المكتبية المهمة.
- تحضير الجداول اليومية للمدير بالزيارات والتحركات والمقابلات.
خطة عمل سكرتيرة المدرسة
واجبات سكرتير المدرسة
1. القيام بالأعمال الكتابية و المالية التي تتطلبها الإدارة المدرسية .
2. توزيع الكتب المدرسية على الطلبة .
3. ضبط الأثاث و اللوازم المدرسية و المعدات و الأجهزة و متابعة صيانتها .
4. إمساك ملفات الطلبة و المعلمين و الاذنة و استيفاؤها .
5. تنظيم البلاغات الرسمية و التعليمات و الأنظمة و النشرات الواردة من مكتب التربية في ملفات مع فهرستها .
6. الاحتفاظ بمعلومات حديثة باستمرار عن طلبة المدرسة .
7. عمل الترتيبات الخاصة بتنسيق استخدام الأجهزة المدرسية و الوسائل السمعية و البصرية ، و القاعات الكبرى و حجرات التربية الفنية و المهنية و المعامل و الورش . فهو الذي يقوم بتزويد المعلمين بما يطلبونهُ من الوسائل التعليمية أو استخدام حجرات معينة ، و هو الذي يقوم بترتيب الأمور لهم في الزمان و المكان المحدد .
8. تعريف المجتمع المحلي الذي تخدمهُ المدرسة بما تقوم و ما تقدمهُ للطلبة و الأباء من خدمات من خلال برنامج فعال للعلاقات العامة .
9. الإشراف على المباني و المرافق و الأثاث .
10. الاشتراك في جرد العهدة الخاصة بالأثاث المدرسي في المواعيد المقررة .
11. المعاونة في الأشراف على ملاعب المدرسة .
12. عمل الإحصاء اليومي لحضور و غياب الطلبة و عرضهُ على مدير لمدرسة .
13. المعاونة في أول العام الدراسي في تحصيل الرسوم المدرسية .
14. توزيع العمل بين أذنة المدرسة بعدالة و مراقبة تنفيذهم لواجباتهم .
15. إعداد كتب تحويل المعلمين و الطلبة و الاذنة إلى العيادات الصحية .
16. أية أعمال أخرى يكلفهُ بها مدير المدرسة وفقاً للأنظمة و التعليمات و بما تقتضيهِ مصلحة المدرسة .
مشاكل السكرتارية
ماهي الصعوبات التي يمكن ان تجدها السكرتاريه و كيف يمكن ان تجد حلول لهذه المشاكل ؟
· عدم التنسيق الجيد بين الإدارات.
· عدم وجود خطط سليمة للعمل.
· تعدد الجهات الإشرافية.
مقدمة عن السكرتارية
قبل 2400 سنة قبل الميلاد في سورية دليل مهم على وجود الفكرة منذ الآف السنين . كما ان كتب الفكر الإسلامي تذخر بالعديد من دلائل وجود التنظيم المكتبي ولو بأشكال مختلفة فقد كان الرسول صلى الله عليه وسلم يراسل ملوك الروم وغيرهم برسائل متعددة ومتنوعة وبواسطة وسائل متعدد أيضا ، كما شهد عهد الخليفة الراشد عمر بن الخطاب رضي الله عنه العديد من التنظيمات ومنها تنظيم الدواوين المختلفة . وهكذا استمر العمل في مجال التدوين في مختلف الحضارات والأخيال ، فتجده ينشط لدى أمة معينة ويقل الاهتمام به في اممم اخرى ، ويمكن القول ان الظهور الحقيقي لمفاهيم السكرتارية ، كان في بريطانيا إبان القرن السادس عشر الميلادي حيث كانت هناك بعض الاشتراطات الواجب توافرها في من سيعمل بمهنة السكرتارية ، منها الى جانب اجادة القراءة والكتابة ، ان يكون الشخص ممن عرف عنه حفظ الأسرار وبعض المناقب الاجتماعية ، الا ان الاهتمام الفعلي بالأنشطة المكتبية ظهرت مع بداية عهد الثورة الصناعية التي كانت تتطلب العديد من التدوين واعمال الحفظ والأرشفة حتى وصلنا اليوم الى عصر التقنيات الحديثة في مجال الأدوات والأساليب المتعلقة بأعمال وأنشطة الإدارة المكتبية .
مهام السكرتارية الطبية
المهام الوظيفية سكرتير طبي:
- استقبال ومساعدة المرضى حسب احتياجاتهم.
- كتابة المستندات الطبية مثل ارشادات الاطباء والتخطيط مواعيد المرضى.
- الحفاظ على ملفات المرضى بشكل منظم ومراجعة السجلات الطبية.
- التواصل مع المرضى وجميع الاستفسارات باستخدام أدوات المرسلات المختلفة.
- ادارة وتنظيم جداول المواعيد الطبية.
- العمل مع شركات التأمين لمعالجة المطالبات.
- متابعة إجراءات الفواتير والمدفوعات.
- ضمان سرية المعلومات الحساسة.
مهام السكرتارية التنفيذية
مهام و واجبات السكرتير التنفيذي :
1- يقوم السكرتير التنفيذي باستلام البريد اليومي و العمل على فرزه ، و أخذ صور من البريد ، و بعد ذلك يقوم بعرضه على المدير المسؤول في الشركة أو المؤسسة ، و بعد ذلك يقوم المدير بإرسال البريد للموظفين و يقوم بتوزيعه عليهم حسب اختصاص كلا منهم ، بالإضافة إلى ذلك فالسكرتير هو المسؤول عن حفظ البريد ، و القيام بعملية تسجيل البريد الوارد و الصادر .
2- يقوم السكرتير التنفيذي بالاهتمام بمتابعة الاتصالات الهاتفية على مدار اليوم ، و يقوم بتدوين العناوين و أرقام الهواتف الخاصة بالعملاء و من يقوم بالاتصال بالشركة ، ففي الشركات الكبرى يقوم السكرتير بالرد على المكالمات الهاتفية و يستفسر من المتصل عن اسمه و الهدف من اتصاله بالشركة ، و إذا كان الاتصال لمدير الشركة ففي هذه الحالة يقوم السكرتير بتحويله للهاتف الخاص بالمدير .
3- يعمل السكرتير على إعداد المراسلات ، و ذلك لأن من مهامه الأساسية أن يقوم بتحرير الموضوع الخاص بالمراسلات و يعمل على إرسالها للمديرلكي يقوم بالموافقة عليها ، و يعمل السكرتير أيضًا على تصميم و تجهيز طلبات الإجازات و المغادرات ، و المذكرات الداخلية ، و التقارير اليومية و الشهرية الخاصة بالشركة .
4- يعمل السكرتير على تنظيم مواعيد زيارات و اتصالات العملاء لمدير الشركة ، و ذلك عن طريق تسجيل أسماء الأشخاص الذين يطلبون مقابلة المدير و تسجيل أرقام هواتفهم ، و بعد ذلك يقوم بعرضها على مديره ليعمل على ترتيب الأوقات المناسبة له لتلك الزيارات .
5- يعمل السكرتير على ترتيب أوقات الاجتماعات التي يقوم المدير بعقدها ، بالغضافة إلى ذلك فهو يعمل على متابعة تجهيز غرفة الاجتماعات ، و إذا لم يكن الاجتماع في مقر الشركة يقوم بحجز قاعة في أحد الفنادق أو غيرها من الأماكن المناسبة ، ويقوم أيضًا بمتابعة عملية توجيه الدعوة للمشاركين للحضور إلى الاجتماع ، و يكون السكرتير في استقبال الأشخاص المدعوين للاجتماع ، و يمكننا أن نرى السكرتير دائمًا يجلس على يمين المدير ، و هذا من أجل سهولة تدوين ما يتم قوله في الاجتماع و ملاحظات المدير و البنود التي يتم الاتفاق عليها .
6- يقوم السكرتير بمتابعة سفريات المدير و تنقلاته ، و ذلك من حلال توجيه اهتمامه بجمع المعلومات التي تتعلق بموضوع سفر المدير ، و أيضًا يقوم بحجز التذكرة و تجهيز ملف العمل الذي سوف يقوم المدير بمناقشته خلال رحلته ، و أيضًا يقوم المدير بالتواصل مع الجهة التي سوف يسافر المدير لها و يخبرهم بموعد وصوله ، و هو أيضًا المسؤول عن الاتصال بالجهات الأخرى في حالة إلغاء السفر و الاعتذار نيابة عن المدير .
7- يعمل السكرتير التنفيذي على تحضير غرفة الملفات الخاصة بالشركة و ذلك من خلال اهتمامه بترتيب و حفظ الملفات و الأوراق الخاصة بالعمل داخل خزائن الملفات الخاصة .
8- يعمل السكرتير التنفيذي على تنظيم متطلبات الشركة و الموظفين العاملين فيه ، و أيضًا يقوم بمتابعة أعمال الصيانة و ملاحظة الأعطال التي قد تحدث في الأجهزة المكتبية كالحاسوب و المكيفات .
