معوقات الاتصال اللفظي
- سوء الفهم: فكثير من الأحيان يستخدم الأشخاص اللفظ الخاطئ، حيث تكون فكرتهم إيجابية لكنّهم لا يتمكّنون من التعبير عنها لفظياً بشكل سليم، ممّا يؤدّي إلى إعاقة فهم الآخرين لها.
- الشائعات: فهي في العادة تكون فكرة سيّئة مما يؤثر على الاتصال اللفظي مع الآخرين.
- الاختلافات الثقافية: حيث تختلف نبرة الصوت المقبولة لدى أصحاب الثقافات المختلفة، فهناك ثقافات تتقبّل الصوت المرتفع بينما في ثقافات أخرى يُعدّ إهانة وعدم احترام.
- التعميم: فمن الخطر تعميم فكرة معينة على مجموعة من الأشخاص والمواقف، حيث يؤثر هذا سلباً في عملية التواصل اللفظي.
من معوقات الاتصال المرتبطة بالرساله
مقومات الاتصال الفعال
مقومات الاتصال الفعال ثمان مقومات وهي :
1. دقة المعلومة: أي المعرفة التامة بالمعلومات و البيانات التي يراد إيصالها للغير.
2.التوقيت المناسب : لابد من اختيار التوقيت المناسب لتوجيه الرسالة و بدون اختياره يكون الوضع سيء جداً.
3. الثقة بمصدر الرسالة: بدون الثقة لن يكون للاتصال قيمة.
4. أن تكون الرسالة بلغة يفهمها مستقبل الرسالة : فلا ترسل رسالة باللغة اليابانية لشخص عربي .
5. أن تتضمن الرسالة معلومات جديدة: فلو كانت المعلومة مكررة يكون اتصال لكنه غير فعال.
6. الصراحة و الصدق: و بدونهما لا يكون هناك ثقة في التعامل المتبادل بين موجه الرسالة و مستقبلها.
7. استخدام وسائل الإيضاح : كأن يرسل رسومات أو جداول أو أرقام و حقائق أو صور .
8. التأكد من وصول الرسالة : أي الحصول على ( feedback ) فعندما ترسل فاكس تأتي رسالة تؤكد وصول الفاكس
عوامل نجاح الاتصال
1ـ وجود رغبة وحافز لدى المرسل وهذا يستدعي أن يكون له هدف واضح.
2ـ تحديد صيغة الرسالة ولا بد أثناء ذلك من توقع رد فعل المستقبل.
والرسالة الناجحة هي التي تجيب على خمس أسئلة:
أـ ماذا أريد من هذه الرسالة ؟
ب ـ متى أريد ذلك ؟.
ج ـ أين أريده ؟
د ـ كيف أريد أن يتحقق ؟
هـ ـ لماذا أنا أريده ؟.
3ـ إنجاز الرسالة فعلاً وتنفيذها على أرض الواقع.
4ـ استقبال المرسل إليه لرسالتك.
5ـ رد فعل ‘المستقبل أو المرسل إليه تجاه رسالتك وهو الهدف الذي تسعى لبلوغه والوصول إليه.
عناصر الاتصال
تتكون عملية الاتصال من عناصر مختلفة وهي كالآتي:
- المرسل: هو مصدر الرسالة الذي يريد إحداث تأثير في المستقبل، حيث إنّ المستقبل قد يكون فرداً أو مجموعة، فيقوم المرسل بإنشاء رسالة عبارة عن رموز معينة وينقلها إلى المستقبل من أجل أن يشاركه في أفكاره وتوجهاته، كما تتباين قدرات الفرد على إرسال الأفكار حسب قدرته الاتصالية وثقافته، والمرسل هو العنصر الرئيسي في عملية الاتصال ويحمل مسؤولية كفاءة وفاعلية واستمرار عملية الاتصال.
- المستقبل: هو الذي يستقبل الرسالة، ويفك رموزها، ويترجمها، ثمّ يحللها ويفسرها ليصل إلى ما يقصده المرسل، ومن هنا فقد يكون المستقبل شخصية حقيقة أو اعتبارية وفي حال استقبل الرسالة يتبادل الأدوار مع المرسل.
- الرسالة: هي محور أساسي في عملية الاتصال، فهي عبارة عن المعلومات والأفكار ونبرة الصوت والإيماءات والانطباع يبينه المرسل وينتقل بين المرسل والمستقبل أثناء عملية الاتصال، كما أنّها هي النقطة التي تجمع بين المرسل والمستقبل لهذا من المهم اختيار العبارات والرموز بعناية، وتوجد صور مختلفة للرسالة منها: الكلمات، والإيماءات، ونبرة الصوت، والمظهر الخارجي، والحركات.
- الوسيلة: هي القناة التي يتم عن طريقها نقل الرسالة بين المرسل والمستقبل، ويرتبط نجاح عملية الاتصال ارتباطاً وثيقاً بنجاح المرسل باختيار وسيلة الاتصال المناسبة.
- التغذية الراجعة: هي رد الفعل الآني من المستقبل على الرسالة الموجهة إليه من المرسل، وهي ما يريده المرسل من المستقبل أثناء العملية الاتصالية، وتبين التغذية الراجعة نسبة نجاح العملية الاتصالية، فعن طريقها يعرف المرسل إن كانت الرسالة وصلت للمستقبل وفهمها كما ينبغي أم لا، وفي حال عدم فهم المستقبل للرسالة على المرسل إعادة صياغة الرسالة وتعديل الفهم الخاطئ لدى المستقبل. الهدف: هو الغاية من عملية الاتصال، لذا على المرسل أن يحدد الهدف من نقل الرسالة إلى المستقبل، ويحدد المستقبل الذي يود توجيه الرسالة إليه بطريقة واضحة ومناسبة بالنسبة له وللمستقبل.
- التشويش: هو مجموعة العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر في معنى الرسالة ومنها: أصوات السيارات كعامل خارجي، وأفكار قد تشوش المرسل كعامل داخلي.
- البيئة: هي المكان الذي تتم فيه عملية التواصل. الاستجابة: هي ردة فعل المستقبل على الرسالة التي وصلته من المرسل
مهارات الاتصال
أهمية مهارات الاتصال :
إن وجود مهارات اتصال (بالإنجليزية: Communication skills) قوية يساعد في جميع جوانب الحياة، بدءاً من حياة الأشخاص المهنية وانتقالاً إلى حياتهم الشخصية، ومروراً بكل ما يقع بينهما. فجميع المعاملات الحياتية ناتجة عن التواصل.[٢] فمهارات الاتصال هي القدرات التي تستخدم عند تقديم، وتلقي المعلومات بأشكالها المختلفة، مما يتيح للشخص فهم الآخرين، ويتيح لهم فهمه بطريقة صحيحة. ويمكن أن يشمل ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:
- تبادل الأفكار، أو المشاعر، أو الآراء مع الآخرين.
- الاستماع، والتفاعل أثناء المحادثات.
- التحدث، والمراقبة، والتعاطف.
- إعطاء، وتلقي الملاحظات البناءة، والتحدث العام.
- فهم الاختلافات في كيفية التواصل من خلال التفاعلات المباشرة، والمحادثات الهاتفية، والاتصالات الرقمية، مثل البريد الإلكتروني، والوسائط الاجتماعية.